Alors que le télétravail s’est imposé dans les organisations, le directeur immobilier doit s’assurer de l’optimisation et du bon usage des locaux. Mais comment faire quand l’espace disponible doit être réagencé, que les places disponibles coûtent chères, que certains collaborateurs trainent des pieds, refusent le télétravail ou encore que les locaux sont vides le vendredi et le lundi ? C’était le thème de notre deuxième petit‐déjeuner débat de l’année.
Généralisé pendant la pandémie de Covid‐19, le travail à distance a été encensé, mais depuis la fin de cet événement exceptionnel, il fait l’objet de nombreuses critiques. Selon, le Haut conseil à l’égalité entre les hommes et les femmes il pourrait creuser les inégalités. Une étude de l’Anses réalisée par l’Irset, publiée le 12 février 2024, démontre, même si les données scientifiques doivent être consolidées, que le travail à distance aurait un impact négatif sur la santé physique et mentale, la vie familiale, mais aussi sur la productivité. Alors dans un contexte de retour au bureau, comment le directeur immobilier peut agir pour assurer un taux d’occupation satisfaisant ?
Emmanuelle Baboulin, membre du comité exécutif de Icade en charge de la foncière tertiaire, Laurence Breton‐Kueny, DRH Groupe AFNOR et vice‐présidente de l’ Association Nationale des DRH (ANDRH), Sabine Brunel, directrice de l’immobilier AXA en France et Nidal Radi, directeur de l’Indoor TDF ont porté le débat le 25 avril dernier.
3,5 jours au bureau par semaine
Les Français sont les champions du retour au bureau avec 3.5 jours de présentiel contre 3.1 jours dans le reste du monde et même 2 jours aux États‐Unis et en Angleterre, selon l’étude de JLL, menée fin 2023. C’est aussi l’avis des membres de l’ADI présents, via un questionnaire en temps réel mené pendant la conférence. Les participants indiquent que la majorité de leur entreprise propose entre 2 et 3 jours de télétravail par semaine. » La politique de télétravail chez Axa France est dans le flot des réponses de la salle, puisque nous pouvons
faire jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine » constate Sabine Brunel. » Chacun doit venir au moins 2 jours par semaine sur site. L’un de ces deux jours est nécessairement le jour de regroupement de la direction d’appartenance. Contrairement à d’autres sociétés, nous avons choisi délibérément la semaine comme temporalité de référence pour permettre l’ancrage récurrent et le brassage régulier des collaborateurs » explique‐t‐elle. L’actif immobilier coûte trop cher pour qu’une entreprise face le choix de ne pas optimiser son usage en lissant l’occupation. Interrogés les participants ont listé les principales possibilités de lisage : règle d’équipe, semaine de 4 jours pour fermer les locaux une fois par semaine, capteurs d’occupation, outil de réservation pour organiser sa venue…
Jusqu’à trois fois plus de salles de réunion
D’autres sociétés vont plus loin en mettant en place le flex office. » Depuis 2016, nous avons lancé le projet Smart Working. Nous avons ainsi transformé les espaces de travail pour créer trois fois plus de salle de réunion avec des ambiances différentes. Il y 6 postes pour 10 salariés » explique Sabine Brunel. » Mais attention, le gain des mètres carrés n’est pas proportionnel » prévient la directrice de l’immobilier d’Axa France.
Moins de mètre carré mais plus qualitatif
Emmanuelle Baboulin, membre du Comité Exécutif d’Icade en charge de la Foncière Tertiaire, fait le même constat : » nous constatons que le télétravail n’implique pas moins de surface ! C’est une nouvelle rassurante pour tous les propriétaires bailleurs « . Au delà de cette nouvelle, le travail à distance impose de réaménager les espaces de travail vers plus de qualité et de services. D’une même voix, preneurs, utilisateurs et prestataires constatent que les besoins s’orientent vers des espaces de travail différenciés. Il faut un plateau par poste, des salles de réunion, des espaces silences, des lieux de réunions ou de fêtes. » L’aménagement de ces espaces doit être qualitatif pour renforcer l’expérience collaborateurs » estime Sabine Brunel. La multiplication des positions de travail implique aussi de s’interroger sur la connectivité. » Le réseau filaire n’est clairement plus adapté. L’entreprise doit proposer une couverture mobile 4G‐5G performante et homogène. Celle‐ci saura assurer la sécurité Si tout en permettant à chacun de travailler facilement où il le souhaite « , précise Nidal Radi, directeur de l’Indoor TDF.
Organisations de nouveaux événements
Au niveau des services, les demandes des preneurs vont désormais au‐delà de la restauration et d’un espace détente. » Chez Axa France, nous avons constaté que l’organisation d’événements particuliers comme un marché de Noël, un cours de sport incitent les collaborateurs à revenir » partage Sabine Brunel. » Le lieu de travail doit être relié à un écosystème urbanisé facilement accessible avec des commerces de proximité ce qui permet à l’entreprise de s’engager dans une démarche RSE à laquelle les jeunes sont très sensibles » précise Emmanuelle Baboulin. En 2024, la question du retour au bureau ne se pose plus. Alors que les regards sont tournés vers l’aménagement des locaux de bureaux, l’installation du salarié à son domicile ne doit pas être oubliée. » Sur cette question, l’employeur demeure responsable juridiquement alors qu’il ne maitrise rien » prévient Laurence Breton‐ Kueny, DRH Groupe AFNOR et Vice-présidente de l’association Nationale des DRH (ANDRH).
Pendant la pandémie, le télétravail s’apparentait plus à une poursuite d’activité en mode dégradé des organisations qu’à un vrai travail à distance. Actuellement, il y a un retour au bureau car les conditions juridiques ne sont pas réunies. L’employeur doit prendre conscience qu’il est responsable de la santé des salariés. Or, s’il maitrise les installations sur son site, ce n’est pas le cas d’un poste de télétravail à domicile. Même si les accords télétravail contiennent des clauses particulières, elles ne dégagent pas l’employeur de sa responsabilité. A l’ANDR, nous préconisons 1 à 2 jours de télétravail par semaine. Il faut prendre en compte le changement des usages, mais gardons à l’esprit qu’une entreprise est un collectif de travail, qui a besoin d’interactions pour assurer la productivité et l’intégration des jeunes.
La salle a été invitée à répondre à plusieurs questions pour favoriser les échanges. Ci‐dessous, un nuage de mots issus des réponses à la question : ” Quelles actions avez‐vous mis en place pour lisser l’occupation toute la semaine ? “
« Chacun doit venir au moins 2 jours par semaine sur site. L’un de ces deux jours est nécessairement le jour de regroupement de la direction d’appartenance. »
Lors du petit-déjeuner débat, la salle a été interpellée et incitée à s’exprimer sur des questions qui étaient posées en temps réel. Voici les réponses données le 25 avril dernier. (70 répondants durant le débat).
