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Association des directeurs immobiliers > Comptes-rendus & événements > Flex-Office : débat sur la vision du bureau de demain

Flex-Office : débat sur la vision du bureau de demain

La tendance des « sans bureau fixe» fabrique-t-elle des collaborateurs désespérés ou des collaborateurs libérés ?

L’ADI a réuni plus de 160 personnes mardi 15 mai au Cercle de l’Union Interallié. Mehdi Lazrak, Responsable de l’innovation au sein de la direction de l’immobilier Société Générale, Cédric de Lestrange, Directeur immobilier d’entreprise Bouygues Immobilier, Nicolas Leonnard Directeur Asset Management Primonial et Gilles Rageade, Directeur immobilier et environnement de travail d’Aviva France étaient invités à débattre des résultats d’une étude dressant un premier bilan du des nouvelles formes de travail en entreprise. Cette étude était présentée par Flore Pradère, responsable de la recherche chez JLL France.

Réussir un projet

Pour réussir un projet de Flex Office, trois dimensions doivent être prise en compte. La première est l’échelle individuelle, qui, si elle n’est pas justement considérée, fait peser plusieurs risques sur le projet : l’individualisme, l’anonymat et la déconcentration. La deuxième dimension est celle du collectif, de l’équipe. Elle est essentielle pour considérer les problématiques liées au nécessaire changement de posture managériale à adopter. Enfin, la troisième dimension du Flex Office intègre la notion de projet : l’instauration d’une telle démarche doit être avant tout un projet collectif d’entreprise porté au plus haut de l’organisation.

Pour réunir toutes ces composantes , chez Aviva France, l’expérience du Flex Office a été incrémentée progressivement. Aujourd’hui c’est tout un bâtiment qui est concerné par cette nouvelle organisation du travail. Gilles Rageade est revenu sur l’enjeu d’accompagnement RH de leur projet : plus qu’au niveau individuel, il s’agit de maîtriser de nouvelles appréhensions des salariés telles que « vais-je trouver une place ? ». Sachant que le Flex Office correspond à une mutualisation en moyenne de 0,8 poste par collaborateur soit 13m², la question fait sens. Mais au final, le Flex Office ne peut s’imposer qu’avec une bonne articulation du télétravail.

En complément, Medhi Lazrak confie qu’à la Société Générale, le projet des Dunes ne constitue « pas du Flex Office mais du Flex Work » : c’est-à-dire la possibilité laissée à chaque salarié de choisir son environnement de travail. Les intervenants de Bouygues Immo et Primonial ont également noté que le Flex Office allait de pair avec smart office et espace dynamique.

C’est bien cela que les intervenants au petit-déjeuner de l’ADI, affirment en disant « qu’aucun salarié, une fois accoutumé à son nouvel environnement de travail, ne pourrait revenir en arrière ». Puisque l’enjeu est l’appropriation des nouveaux modes de travail par les salariés, le projet de flex office ne peut réussir que s’il est encapsulé dans une réflexion globale sur la façon de travailler.

Flex office : mot valise

Dès les premières pages, l’étude de JLL insiste sur le fait que le Flex Office est un « mot valise car la terminologie dépend de chaque entreprise ». Par exemple l’appellation de « villages » ou de « quartiers » pour désigner les espaces démontre le particularisme de chaque projet « sur mesure » mis en place dans chaque entreprise. L’ouvrage Les lieux de travail, Le lieu de travail dans tous ses états!, publié par l’ADI en novembre 2017, développe et explique cette problématique en la mettant en perspective des enjeux stratégiques de l’organisation. En effet, l’espace de travail s’adapte au plus près des besoins et des préoccupations des métiers et des entreprises : la méthode de travail doit être spécifique et respectueuse de la culture d’entreprise, et l’objectif poursuivi est la mise en œuvre d’une charte d’aménagement personnalisée des espaces. Au-delà d’un aménagement des espaces de travail, le flex-office constitue une « révolution » du modèle organisationnel et managérial de la structure qui s’opère en effet dans le respect des valeurs de l’entreprise et est porteuse des ambitions stratégiques.

Numérique, business, recrutement, réversibilité

Au final, c’est le métier de Directeur immobilier qui s’en trouve bouleversé. Pour la direction immobilière, leurs métiers sont challengées car ces dernières doivent répondre à des besoins pluriels, mais spécifiques à chacun. D’autant que la dimension globale des projet de flex-office soulèvent inévitablement la prise en compte par les directions immobilières des enjeux du numérique (réduire papier), du business, du recrutement et de la réversibilité qui s’imposent désormais aux entreprises.

S’il y a une chose à retenir de ce débat, elle pourrait être la suivante. Si l’écoute, la culture d’entreprise et l’approche globale sont des vecteurs de succès d’un projet de flex-office, il est important de le considérer d’abord comme un projet stratégique de management des entreprises.

Le prochain petit-déjeuner de l’ADI aura lieu le mardi 25 septembre 2018 et portera sur la résilience des bâtiments.

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